================================================= 2015年11月26日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#13 ================================================= :日時: 2015年11月26日（木） 19:30-21:00 :場所: CMScom(御徒町) :出席: 寺田、清水川、たかのり、イクバル :見学: 吉田、清水川 :資料: - `一般社団法人PyCon JP運営会議#12 `__ .. contents:: 目次 :local: アジェンダ ========== - 課題レビュー - 決算準備 - 今年度の総括準備 - 直近の追加予算の必要性 (イベント支援、物品購入、システム改修) - PyCon JP 2016に向けて - 会場についても話をする - その他 - この運営会議を広かれたものにするかどうかを議論する 課題のレビュー ============== - `[一般社団法人PyCon JPの課題] 課題ナビゲーター `__ - 以下について議論をする - Pythonイベントサポートのガイドラインを決めるについて、議論し決定した。 決算準備(2015年度会計) ====================== 決算 ---- - PyCon JP 2015 の会計、地域PyCon支援の会計を締める（後述） - 決算は会計士の事務所に全部データを送る - 銀行出納帳: JNBからexportして入出金リストの作成→最後に出し直せば終了(たかのり) - PayPal出納帳: PayPalからexportして入出金リストの作成→すみ(たかのり) - 立替伝票: いまづさんがやってくれている途中(たかのり) - 現金伝票: freeeに全部入っているはず(たかのり) - 伝票や請求書、領収書のデータ→ほぼ済(たかのり) - 伝票や請求書、領収書の紙→手元にある(たかのり) PyCon JP 2015 の会計 -------------------- - 大型スポンサーが取れて、PyCon JP 2015としては、黒字だった。 - `PyCon JP 2015 会計ミーティング `__ 11/16 - 300万円程度の黒字になる見込み - @typeのシルバースポンサー入金が12月末になりそう(吉田) - Tシャツ再発送は年内に実施する必要あり(清水川) 地域PyCon支援の会計 ------------------- - 地域PyConやイベント支援のための一般社団法人PyCon JPの口座利用について、「一般社団法人PyCon JP がそういったイベントにかかわった経緯を記録に残す」、ということが必要です（会計事務所）。 `HTJ-1419 `__ - 稟議書、経緯記録、とそれを承認したという記録 - 事後の証明のため、PyCon JP が関わった人の役職、氏名も残す - このMTGでTODOを明確にしよう - PyCon mini Sapporo - (参加申込)PayPal口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る　(イクバルの名前を記載) - (スポンサー入金)銀行口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る　(イクバルの名前を記載) - 上記2書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す - Django Girls Tokyo - (参加申込、スポンサー入金)PayPal口座利用に関する、稟議書または理由書を作る　(イクバルの名前を記載) - 上記書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す - PyCon mini Hiroshimaは銀行口座、paypalを使っていないので対象外(寺田) - 汎用フォーマットを作成する(寺田)　→　それぞれの書類を作成(イクバル)　→代表が印鑑を押す(寺田) 今年度の総括準備 ================ - PyCon JP 2015に関して - 今までで最大の参加者(602人)を集めた。 - やりたいことをたくさん盛り込み、満足度の高いイベントになっていると思う。 - 新たな企画ができた - 子ども向けワークショップ - 温かいランチの提供 - 会計(お金の件) - 当初単年度赤字となる見込みであったが、200万円程度の黒字が見込まれている。 - 安定的な運用費として450万円から500万円の留保金を作ることを数年掛けて行う予定であったが、今年度で達成見込み - 一般社団法人PyCon JPとして寄付活動を行った。金額XXXX円 - 主な活動 - システム改修を行った - 地域PyCon を2箇所で開催支援した - 他のPython系イベントの支援をした - APAC連携及び今後のPyCon APAC開催の指針に参加した。 - 海外旅費支援については、実施せず 直近の追加予算の必要性 ====================== - イベント - 特に無し - 物品 - なし - システム改修 - 予算はつけない。 - 大規模な改修はしない。→コミュニティでどうにかしたい(寺田) - PyCon JP 2016のサイトは今のままでデザインあててリリースで問題ない(たかのり)→バージョンアップはあとからでもOK(たかのり) PyCon JP 2016に向けて ===================== 会場 ---- - `[ISSHA-155] 2016の会場を予約する - pycon.jp `__ - プラザ平成は9月(3連休ではない土日)で仮押さえしている(たかのり) - 早稲田大学についても12月後半に打ち合わせ予定(たかのり) - 9月3連休を第一候補として考えている - 600人入れる部屋がある。他も200人入れる部屋がある - ホワイエがどうなるか？ PyCon JP 2016の座長など ----------------------- - 鈴木たかのりさんで決定 - 公のスタッフ募集をこれから行う。 - キックオフは、1月ごろに行う。 - 次年度以降の座長公募や交代について - 公募は今まで通り行う。 - 公募の時期について - 定番化する必要がある(たかのり)、寺田も賛同 - **開催1ヶ月前程度に募集を行う** - 次期座長が決まってない場合には、そのことをうまく使って未来へのメッセージを出せばよいのではないか(清水川ち) - 座長交代を積極的に促していくか？ - スタッフ内からの人材の発掘 - 発起人たちだけでリーダだけで回すことになってしまっていないか？ - 大きくなりすぎて、引き継ぐのが大変になっているかも。 - **交代できる組織にしていきたい**\ 。 - 小さなイベントを仕切る練習の場を作るのは有りかと思う。(たかのり) - 未来の座長候補については「やってみたらよいのでは?」みたいなことを言うとよいのでは(吉田) その他 ====== この運営会議を開かれたものにするかどうかを議論 ---------------------------------------------- - `[ISSHA-190] 一般社団法人の運営会議をひらかれたものにする - pycon.jp `__ - 議事録は公開している。日程と場所も公表している - なぜそうしたいか？(たかのり) - 違う話が聞ける。新たな考え方が出てくる。 - 閉塞感を出したくない - メリット - 説明することで、一般社団法人PyCon JPの存在意義を再認識できる - 一般社団法人PyCon JPのスタッフが増えるかも(吉田) - デメリット - 人が多くなると、時間がかかりすぎてまとまらない - 人数上限はあってもいいかも。とはいえ、そうなってから考えればよいのでは(たかのり) - ファシリテータが必要(しみずかわ) - 手続きが増える - 申込みサイト準備 - 事前のアナウンス、事後のアナウンス - 手間は増やさないようにしたい。(たかのり) - 手間がかからない程度に、開かれた会議にする。 - connpassを立てる - PyCon JP スタッフ用のconnpassグループを作るとよいのでは(寺田) 地域PyCon他の状況 ----------------- Django Girls Tokyo ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - `[ISSHA-132] django girls tokyoのイベントレポート打診 - pycon.jp `__ - gihyoレポートはどうなったのかな?(たかのり) - なくなった、謝る(寺田)→謝った(寺田) PyCon mini Sapporo ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - 9月12日(土)開催 - `PyCon mini Sapporo `__ - `PyCon mini Sapporo 2015 - connpass `__ - 参加者数: 99名 - 残件: - `[ISSHA-150] PyCon JP のブログからアカウントの削除 - pycon.jp `__ - `[ISSHA-168] PyCon mini Sapporo精算 - pycon.jp `__ →終了 PyCon mini Hiroshima ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - 11月22日(日)開催 - `PyCon mini Hiroshima `__ - 参加者数: 43名くらい - 残件 - `[ISSHA-185] PyCon mini Hiroshimaで寄付イベント実施 - pycon.jp `__ - お金の精算→まずは広島スタッフから請求してもらう - レポート PyCon JP 2015の現状 (たかのり) ------------------------------ - 無事終了 - お金も黒字 - 現在はレポート等の残件整理中 - いくつかスポンサーの入金待ちがある PyCon APAC 2016 in Korea参加ツアー ---------------------------------- - 北神さんが言っていた。ツアーがないのという話。 - 旅行会社とコンタクトをとって募集することを考えている(寺田) - やる方向で考える 次回ミーティング ================ - 次回日程 - 2016年1月XX日()　(後半)　19:30から - 開かれた物として開催する。 - 日程調整を行う。(TODO: 寺田) - 次回の議題案 - 2015年の総括 - 決算 - 予算 - PyCon JP 2016について - 他 TODO ==== - `[ISSHA-196] 地域PyCon等の会計を処理したことを承認した稟議書の作成 `__ (寺田) - `[HTJ-1426] PyCon JP 2015決算 `__ (しみずかわ→たかのり) - `[ISSHA-198] 2015年度活動の総括 `__ (寺田) - `[ISSHA-199] PyCon APAC 2015 in Koreaツアー実施 `__ (寺田) - `[ISSHA-197] 運営会議 #14 開催準備 `__ (寺田)