============================================== 2014年2月6日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#4 ============================================== :日時: 2014年2月6日（木） 19:00-21:00 :場所: CSMコミュニケーションズ会議室 :出席: 鈴木たかのり、寺田、イクバル(、清水川)、Skype参加: イアン、増田 :資料: - `[ISSHA-12] 次回運営会議の日程調整 `__ .. contents:: 目次 :local: 前回のTodo ========== - 一社理事 `#237 一社の事業・役割について整理、相談、掲載 `__ - イアン `#314 (PyCon JP 2014 のスタッフ募集メールの送信) `__ - **TODO**: 告知の文面を作成(増田)→済 - **TODO**: 2014@ のメールアドレスを作る(清水川)→済 - **TODO**: 新チームの顔合わせとしては 8/19 の最初に10分だけやれるよう、アジェンダに入れてもらうように副座長に確認する(寺田) - **TODO**: `一社の事業・役割について（案） - Google ドライブ `__\ の「座長の決定方法」を修正して公開する(寺田) - たかのり `#113 通年で寄付を受け付ける窓口を作る、サイトに掲載する `__ - 他の事例を調査する - たかのり `#136 (PyCon JP名刺の作成) `__ - 進行中 - 寺田 `#137 (PyCon APAC 2013 運営プランの作成) `__ - 今週中に作成する - (一社)理事とイベント運営チームでミーティングの調整さんをたてる。日程候補は8/9, 13, 14。対象は座長副座長、会計 - →\ **TODO**: 調整さんたてる (たかのり) - イクバル `#235 (古いPayPalアカウントを削除) `__ DONE - イクバル `#236 (古い銀行口座の解約) `__ DONE 1. 今年度の代表権を含む理事の役割・変更 ======================================= - 代表が忙しくて決定判断が遅れることがあるのでどうしようか - 代表権は代表しかもてない - 代表理事の交代→お金かかるし手続き必要 - 代表から委任状を一筆書いてもらう - （「◯◯の件について一任する」） - 代表権が必要なのは契約事項だけ - 判断事項は、理事で決めればいいかな - そのまま続けたいと考えている。ただし、委任をすぐにできる仕組みを作っておく必要があると考えている。(寺田) - いざという時に寺田さんに電話ができるのであれば、よいのではと考えている(増田) - 電話については緊急時にはかけてもらっても構わない(寺田) - 代表が忙しくて手続きができない場合には、委任状を書くこととする(寺田) 2. PyCon JP 2014の開催概要の承認 ================================ - `[UMA-145] PyCon JP 2014 運営プランの作成 `__ - 現金は現在400万円ほどある(寺田) - APACの補助があるのと、Webシステムの100万円が必要となっている - 昨年が650万だが、なぜ増えているのか(寺田) - パーティーの収入、支出も予算に含んでいるため(たかのり) - 収入関係として、チケット代金とスポンサーの見込みは？(寺田) - スポンサー収入は2013と同等程度を目標としている(たかのり) - 早めに動くことでなんとかする。 - スポンサーが集まらなかったら、固定費を減らす必要がある。(同時通訳、ビデオ配信など) - チケット収入(たかのり) - パーティーインクルードで、早割9,000 / 通常10,000円と考えている - 入場者が減る可能性はあるが、座長としてはパーティーインクルードにこだわりたい。 - パーティーの予算は？(増田) - 会場支出として、150万円程度 - 収支はトントンでやるよてい。 - パーティー代金がインクルードとなり、チケット販売数が減る可能性はあるが、イベント運営側で決めてもらう。 - チケット販売が4月頃からなので、それまでに決める。 - 可能性として赤字額が最大どこまで発生する可能性があるかは見極めて欲しい。(寺田) - `【TODO】入場者数が200名のときの収支バランスを確認する(たかのり) `__ 3. 決算・予算 ============= - 2013年の決算を進めます。 - 現状の領収書を月別に整理して領収書に直接、何の費用か（前年度を参考にした勘定科目）を記載 - ほぼ出来ています - 個々人の立替精算書の作成 - 領収書はスキャンデータしかない - 印刷して、個別の立て替え精算書に貼っていく - 税理士の決定した。 - 税理士への支払いが30万円(イクバル) - 2014年の予算 - PyCon JP 2014からの運営プラン・予算案・借り入れ依頼、が必要、と思う - 下部の7項を参照のこと。 4. 地域PyCon等 ============== - お金ないんじゃないの？（増田） - 35〜50万円で考えている(イクバル) - 予算的に余裕が見込めたら実施に移す。 - 東京以外でPyConを開催したい。それを支援する。 - 一都三県以外でのPythonイベント開催のサポート - 支援内容 - ノベルティ送付 - メディア告知(ブログ、外部メディア紹介) - 金銭的な支援 - スポンサーの紹介 - 発表者の派遣 - 契約の窓口 - やる人っているの?(増田) - すでに物品を送った人とか、現在継続してPythonイベントを開催している人と連携したほうがよいのでは(たかのり) - 旭川、東海、静岡(グッズ送ったところ) - 他の候補: 岡山( `岡山Python勉強会 `__) 5. PyCon 2014 APAC in Taiwan 支援 ================================= - 事務局から要請が来ているか？（増田） - 60万円程度を想定(イクバル) - 【TODO】イクバルから台湾側に確認をする。 6. 海外渡航支援 - つけられても10〜20万円程度か(寺田) - アジアへ2回程度とする - 台湾(5月)、シンガポール(5、6月) - マレーシア(3月)、韓国(時期未定)、\ [STRIKEOUT:フィリピン(2月)]\ 、オーストラリア(8月)、ニュージーランド(7月)、インド、中国(12月) - 香港(PythonではなくOSSイベント) - 台湾は支援の対象じゃなくてよさそう - 狙いが必要じゃないか(増田) - PyCon JPの宣伝(どんなことやっているか) - スタッフとして経験を積んで、持って返ってきてもらう(持って帰る先がPyCon JPでなくてもいい） - イベントを絞らずに期間で指定してもよいのではないか(増田) - 韓国、オーストラリア、シンガポール、台湾の順番で(寺田) - 【TODO】韓国の日程を確認する(寺田) - 2月末に募集地域を決定する(増田) 7. 予算の優先順位 - 税理士 30万円 - PyCon JP 200万円→(TODO: 事前に必要な金額精査して減らせられるかも) - PyCon APAC 60万円 - PyCon JP Webシステム100万円 - 海外渡航支援 20万円 - 地域PyCon 40万円(予算・キャッシュ・フローの余裕が出来てから行うこととする) その他 ====== - Webシステムについて - Webシステムの件はまだ動けてませんが、何社(または人)から見積もりを貰う予定、その後予算承認?(たかのり) - `[ISSHA-11] Webシステム作る予算の確保 `__ - `[UMA-141] Webシステム開発会社を探す `__ - 年次の報告会を実施する必要がある(増田) - PyCon JPのときに実施するのがよいのではないか(たかのり) - 【TODO】税理士に「報告書に全員の印鑑が必要か」確認する(イクバル) - PyCon JP 2014の会場としてプラザ平成を借りるにあたり「誓約書」の提出が必要となっている(寺田) - サインしたものは Google Drive にアップロードする(寺田) - 【TODO】Code of Conduct を作ったほうがいい(増田) - US PyConのものを翻訳する?(たかのり) - https://us.pycon.org/2013/about/code-of-conduct/ - 事務局のタスクかなー(たかのり) 次回ミーティング ================ - 2014年6月3日(火) 19:00-21:00 Todo ==== - `[UMA-171] 入場者が200人の場合の収支バランスを確認する `__\ (清水川) - `[ISSHA-14] APAC支援について台湾に確認 `__\ (イクバル) - `[ISSHA-15] 韓国で PyCon を開催するか確認する `__\ (寺田) - `[ISSHA-16] 海外支援の対象国の決定 `__\ (寺田) - `[ISSHA-17] 税理士に「報告書に全員の印鑑が必要か」確認する `__\ (イクバル) - `[ISSHA-18] PyCon JP当日に一般社団法人のミーティングを実施する `__ (寺田) - `[UMA-172] Code of Conduct を作成する `__\ (たかのり)